Tendría que considerar los beneficios para su enfoque así como los inconvenientes y compararlo con otras alternativas para tomar una decisión informada.
algunos punteros:
- ¿Quién está administrando esas carpetas públicas / intercambio? Es posible que esos usuarios no necesiten tener acceso a esas configuraciones / cuentas, pero como es su trabajo administrar el servidor de Exchange, ahora también tienen acceso a esos detalles.
- ¿Qué sucede si un empleado deja su escritorio desbloqueado y se aleja por un momento? o si alguien está mirando por encima de su pantalla cuando este buzón está abierto (esas contraseñas no se ocultarán de ninguna manera)
- ¿Hay algún registro de auditoría de quién accede a estos datos o está realizando cambios? (incluso por error)
- ¿Qué sucede cuando uno de los usuarios deja la empresa (o es despedido)? ¿Con qué rapidez / eficacia puede cambiar las contraseñas?
- ¿Hay algún reglamento / norma que su empresa deba cumplir que impida almacenar contraseñas en texto sin formato?
Mi preferencia personal es usar algún tipo de administrador de contraseñas. Existen varias soluciones confiables para ayudar a administrar cuentas / contraseñas compartidas. Haga una búsqueda en línea para el "administrador de contraseñas en línea" o algo similar y estoy seguro de que encontrará algunos. Existen fuentes gratuitas, de código abierto y comerciales, auto hospedadas u ofrecidas como un servicio. Puedes escoger y elegir el mejor para ti. En general, toman la seguridad mucho más en serio, ya que esa es su función principal. Ofrecen protección contra algunos de los inconvenientes que mencioné, y probablemente otros no. Es posible que algunos ni siquiera le exijan que haga sus propias copias de seguridad, y lo hará por usted, o hará un seguimiento de los cambios, etc.
Dicho esto, no hay absoluto correcto o incorrecto. Si esas contraseñas y datos no son realmente muy sensibles, es posible que la seguridad incorporada que ofrece el buzón compartido de Exchange sea lo suficientemente buena para sus necesidades.