¿Cuál es la mejor duración para almacenar el correo electrónico? [cerrado]

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Todos nos hemos acostumbrado tanto a utilizar el correo electrónico en nuestra vida personal y laboral diaria que realmente no pensamos mucho en ello. Es la forma más rápida de comunicarse con otros en el transcurso del día, y los correos electrónicos que enviamos y recibimos, en general, nunca vuelven a ver la luz del día una vez que se han leído.

     

Las personas tienen opiniones diferentes cuando se trata del mantenimiento de su bandeja de entrada. Algunos borran mensajes inmediatamente, mientras que otros nunca han borrado una sola cosa. En algún lugar entre estos dos extremos se encuentra el usuario promedio, que periódicamente realiza un inventario de su correo electrónico y limpia sus carpetas. Y las copias de seguridad de datos graban todo.

     

En medio de los miles de correos electrónicos que circulan a través de una empresa, se puede encontrar información relevante. El material de referencia, los contratos, los problemas de personal y la información de propiedad se mezclan con las convocatorias de reunión, los mensajes fuera de tema y las noticias de la compañía, lo que permite una gran cantidad de datos. Escudriñar a través de esta masa de mensajes para separar el trigo de la paja, por así decirlo, es la razón por la que muchas empresas tienen una política de retención de correo electrónico.

¿Qué factores debo considerar para decidir cuánto tiempo se debe almacenar el correo electrónico? ¿Hay alguna forma de medir la duración? Quiero decir, no podemos establecer 3 años como la duración sin tener una razón estadística. Entonces, ¿cuál crees que es la mejor duración y por qué? Por qué 3 años por ejemplo.

    
pregunta Lamia 25.07.2013 - 10:46
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1 respuesta

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Primero consulte con su experto legal si existe alguna ley en su país que requiera que tenga un período de retención mínimo. Por ejemplo, dependiendo de su industria, es posible que tenga que tener en cuenta cualquiera de estas regulaciones:

  • Sarbanes-Oxley : para cumplir con las pautas de SOX, Las empresas deben retener los correos electrónicos auditables por un mínimo de cinco años. desde el final de su último año fiscal.
  • Las reglas de FINRA exigen que las empresas de servicios financieros establezcan formales, Políticas y procedimientos escritos que detallan su retención de correo electrónico. las políticas. Después de delinear estas políticas, una empresa debe demostrar que todos los procesos de retención están en total conformidad con Directrices de la finra. De acuerdo con la SEC 17a 3-4, debe conservar el correo electrónico de tres a seis años (según el tipo de registro), los primeros dos años en una ubicación fácilmente disponible.
  • Se aplican las normas HIPAA : el período de retención para un registro médico es un Mínimo de cinco años, aunque algunas reglas relacionadas dictan que La información debe conservarse durante toda la vida del paciente. (HIPAA aún no está oficialmente aprobada, creo)

Consulte también este documento publicado por contoural sobre cómo para construir una buena política de retención de correo electrónico.

    
respondido por el Lucas Kauffman 25.07.2013 - 10:59
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