Todos nos hemos acostumbrado tanto a utilizar el correo electrónico en nuestra vida personal y laboral diaria que realmente no pensamos mucho en ello. Es la forma más rápida de comunicarse con otros en el transcurso del día, y los correos electrónicos que enviamos y recibimos, en general, nunca vuelven a ver la luz del día una vez que se han leído.
Las personas tienen opiniones diferentes cuando se trata del mantenimiento de su bandeja de entrada. Algunos borran mensajes inmediatamente, mientras que otros nunca han borrado una sola cosa. En algún lugar entre estos dos extremos se encuentra el usuario promedio, que periódicamente realiza un inventario de su correo electrónico y limpia sus carpetas. Y las copias de seguridad de datos graban todo.
En medio de los miles de correos electrónicos que circulan a través de una empresa, se puede encontrar información relevante. El material de referencia, los contratos, los problemas de personal y la información de propiedad se mezclan con las convocatorias de reunión, los mensajes fuera de tema y las noticias de la compañía, lo que permite una gran cantidad de datos. Escudriñar a través de esta masa de mensajes para separar el trigo de la paja, por así decirlo, es la razón por la que muchas empresas tienen una política de retención de correo electrónico.
¿Qué factores debo considerar para decidir cuánto tiempo se debe almacenar el correo electrónico? ¿Hay alguna forma de medir la duración? Quiero decir, no podemos establecer 3 años como la duración sin tener una razón estadística. Entonces, ¿cuál crees que es la mejor duración y por qué? Por qué 3 años por ejemplo.