Estás hablando de un sistema de gestión de documentos. Normalmente, estos sistemas permiten a los usuarios guardar documentos y delegar el acceso de lectura / escritura a nivel de usuario o grupo. También permiten la auditoría de cuándo los usuarios acceden a los documentos. Algunos también pueden restringir la edición y la copia o incluso la impresión de un documento (además de auditar todas estas acciones).
Hay de simple a complicado. Algunos usan un NAS básico con políticas de grupo de AD. Otros agregan una capa de cifrado (cifrado de disco completo, TrueCrypt, otra cosa).
Finalmente tienes los sistemas 'Enterprisey'. Estos cuentan con administración de flujo de trabajo y publicación, ACL complejas y opciones para proteger los documentos y registrar toda la actividad.
Xeros vende un sistema llamado DocuShare (http://docushare.xerox.com/, aunque ahora se comercializa más como CMS), que sé que utilizan varias organizaciones de las Naciones Unidas. También hay KnowledgeTree (https://www.knowledgetree.com/)
Estos son sólo dos de muchos. YMMV en función de las necesidades reales del negocio. Espero que esto haya ayudado.