Permítame proporcionar información de antecedentes, para que pueda comprender mejor mi situación.
Hemos sido propensos a enviar correos electrónicos a destinatarios involuntarios, muchos de los cuales contenían datos confidenciales. El correo electrónico es el único medio de comunicación. No tenemos un CRM. Los Asociados de Servicio al Cliente (CSA) pueden no estar capacitados o los destinatarios deseados cambian con frecuencia. Como puedes imaginar, esto es una especie de configuración ad-hoc.
En qué me gustaría recibir sus sugerencias, ¿cómo nos aseguramos de que cualquier archivo que salga de mi casilla de correo electrónico esté protegido con contraseña? La segunda y más importante pregunta es, ¿existe de todos modos que puedo compartir documentos en una forma de Dropbox, donde la CSA solo puede agregar el enlace al documento en el correo electrónico, y más adelante, si encontramos que esa persona era? Si no se supone que recibamos el correo electrónico, solo podemos eliminar el archivo de Dropbox y no se hará ningún daño.